Bei der Installation verlangt Work2Report die Erfassung von Perioden für die verschiedenen Mitarbeitenden. Für jede Benutzer:in muss mindestens eine Periode erfasst werden. Nach Verknüpfung des Ferienprojekts fordert Work2Report zur Erstellung von Perioden auf.
Eine Periode definiert einen Arbeitszeitraum. Perioden können für jedes Unternehmen anders aussehen. Der häufigste Fall ist, dass man pro Jahr eine Periode erfasst, um mit der jährlichen Lohnabrechnung übereinzustimmen. Für jede Periode werden ein Arbeitspensum, zu leistende Arbeitsstunden pro Tag und Ferientage für die zu erfassende Periode definiert. Unten abgebildet finden Sie Erklärungen zu den Einstellungen einer Periode sowie ein Beispiel wie eine Erfassung für eine Periode aussieht.
Bezeichnung: Geben Sie hier den Namen für die Periode ein z.B «2021».
Arbeitspensum in %: Geben Sie hier den Wert des Arbeitspensums ein. Die Zahl alleine reicht, es muss kein Prozentzeichen angefügt werden.
Von: Beginn der Periode.
Bis: Ende der Periode.
Arbeitszeit: Die Stundenanzahl, die pro Tag geleistet werden muss bezogen auf ein Arbeitspensum von 100%, auch wenn der/die Arbeitnehmende nicht 100% arbeitet.
Übertrag Saldo aus Vorperiode: Geben Sie hier Überstunden ein, welche aus der Vorperiode übernommen werden sollen.
Anzahl Ferientage: Geben Sie die Anzahl Ferientage für ein Jahrespensum bei einem Arbeitspensum von 100% ein.
Übertrag Feriensaldo aus Vorperiode: Geben Sie die Anzahl Ferientage ein, welche die/der Arbeitnehmende aus der Vorperiode übernimmt.
Wurde die Periode erfolgreich erstellt, erhalten Sie nach dem Speichern der Periode eine Bestätigung in einem grünen Balken.
Achtung: Die Periode für Mitarbeitende im Stundenansatz wird anders erfasst. Lesen Sie wie hier.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten Perioden flexibel einzusetzen. Hier einige Beispiele dazu:
Perioden werden pro Jahr erfasst. Mitarbeiter A arbeitet schon seit einiger Zeit bei Ihnen, weshalb dessen Periode für das Jahr 2020 vom 01.01. – 31.12.2020 erfasst wurde. Mitarbeiterin B kommt Mitte Jahr dazu. In diesem Fall wird für Mitarbeiterin B eine Periode vom 01.07. – 31.12.2020 erfasst.
¾ des Jahres sind bereits vergangen und Mitarbeiterin C arbeitete bis anhin zu 100%. Ab September wechselt Mitarbeiterin C zu einem 80% Pensum. In diesem Fall werden für Mitarbeiterin C zwei Perioden erfasst. Die erste Periode vom 01.01. – 31.08.2020 mit einem 100% Arbeitspensum. Die zweite Periode vom 01.09. – 31.12.2020 zu 80%.
Das finanzielle Jahr des Unternehmens dauert nicht von Januar bis Dezember, sondern von Juli bis Juni nächsten Jahres. In diesem Fall können Perioden erfasst werden, die z.B. vom 01.07.2020 bis 30.06.2021 dauern.
Einer Ihrer Mitarbeitenden möchte für drei Monate reisen gehen und darf von August bis Ende Oktober unbezahlten Urlaub nehmen. Für diesen Mitarbeitenden werden im aktuellen Jahr deswegen zwei Perioden erstellt: Eine vom 01.01.2021 – 31.07.2021 und eine vom 01.11.2021 – 31.12.2021.
Ab dem 50. Lebensjahr erhalten Ihre Mitarbeitenden 5 statt 4 Wochen Ferien. Mitarbeiterin D wird am 04. April 2021 50 Jahre alt und hat somit Anspruch auf eine Woche mehr Ferien. Um dies korrekt zu berechnen, erstellen Sie für die Mitarbeiterin D eine Periode vom 01.01.2021 – 03.04.2021, welche 20 Ferientage enthält und dann eine zweite Periode vom 04.04.2021 – 31.12.2021, welche 25 Ferientage enthält.
